5 กลยุทธ์ ทำงานในเวลาจำกัด
กลยุทธ์ต่อไปนี้ ไม่ได้รับประกันว่าจะช่วยให้เราทำงานทุกอย่างสำเร็จ แต่การนำไปใช้ จะช่วยให้เราทำงานที่จะสำเร็จ ได้ในเวลาที่น้อยลง ประกอบด้วย 5 กลยุทธ์ ได้แก่
1. รู้ความต้องการที่แท้จริง
ถามถึงความต้องการที่แท้จริง เช่น จำเป็นต้องนำเสนอผ่าน PowerPoint มั๊ย คาดหวังผลลัพธ์ระดับไหน A+ หรือ B+ ต้องการแผนโดยรวม หรือต้องการแผนเพื่อการริเริ่ม การทำความเข้าใจถึงความต้องการที่แท้จริงเช่นนี้ จะช่วยให้เราประหยัดเวลาได้มากในการทำให้งานสำเร็จ
2. ใช้ซ้ำ ในสิ่งที่เคยใช้
บางงานเราสามารถใช้ข้อมูลซ้ำได้ เช่น รูปแบบข้อความสำหรับส่งอีเมลนัดประชุม และไฟล์สำหรับการนำเสนอต่าง ๆ เป็นต้น นอกจากนี้ นักพูดที่ยอดเยี่ยม มีแนวโน้มจะกล่าวใจความสำคัญแบบเดิมซ้ำ ๆ เพื่อฝึกฝนให้เกิดความชำนาญในการพูดถึงเรื่องนั้น (Practice makes Perfect)
3. งานซ้ำ ทำซ้ำให้ไว
งานที่จำเป็นต้องทำซ้ำ ๆ ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน เราควรจะหาตัวช่วยด้วยการทำเป็นแบบฟอร์มให้กรอกหรือจดลำดับขั้นตอนของงานให้เป็นระเบียบ เพื่อที่ว่าจะสามารถทำตามเดิมแบบที่เคยทำได้อย่างรวดเร็ว ไม่ลังเล ไม่รีรอ เช่น การทำเอกสารทางการเงิน, รายงานประจำสัปดาห์, หัวข้อหลัก ๆ ที่ต้องพูดคุยกันในประชุม เป็นต้น นอกจากนี้ เราอาจใช้เครื่องมือทางดิจิทัล (Digital Tools) หรือระบบอัตโนมัต (Automation) เข้ามาบริหารจัดการงานส่วนที่ต้องทำซ้ำ ๆ
4. ถ้าคุยกันได้ ไม่ต้องนำเสนอ
ในการรายงานความก้าวหน้าหรือสิ่งที่ค้นพบระหว่างการทำงาน เราอาจจดบันทึกหัวข้อ แล้วนำมาบอกเล่าในที่ประชุม รวมถึงกรณีที่ต้องถ่ายทอดแนวคิดเชิงนามธรรม เกี่ยวข้องกับอารมณ์หรือศิลปะ การอธิบายผ่านการพูดคุย อาจเข้าใจง่ายกว่าการเขียนอธิบาย ดังนั้น ถ้าคุยกันได้ จะประหยัดเวลาในการเตรียม Presentation เพื่อการนำเสนอไปได้มาก
5. จำกัดเวลา ในเวลาจำกัด
ประโยชน์ที่ได้ในการกำหนดกรอบเวลา คือ ช่วยให้เราโฟกัสได้มากขึ้น สามารถประเมินเวลาล่วงหน้า และเพิ่มความพยายามในการทำงานมากขึ้น ตามหลัก Parkinson’s Law กล่าวว่า เวลาเยิ่นเย้อ เราก็จะเฉลี่ยความพยายามของเราออกไปให้เต็มกรอบเวลาที่ยาวนาน ความพยายามของเราจึงลดลง แต่เมื่อมีเวลาจำกัด เราจะใส่ใจกับการทำงานนั้นมากขึ้น สังเกตได้ว่า พอใกล้ถึงวันกำหนดส่งงาน เราจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากเป็นพิเศษ
นอกจาก 5 กลยุทธ์นี้ เรายังสามารถบริหารจัดงานภาระงานที่ล้นมือ ได้ด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงาน และการมอบหมายงาน รวมถึงการบริหารจัดการอารมณ์ของเราเอง ให้ยอมรับในเงื่อนไขของปัจจุบัน ไม่เปรียบเทียบกับผลงานของคนอื่น บริบทอื่น หรือผลงานของตนเองในอดีตที่ผ่านมา การวางใจเช่นนี้ จะช่วยให้เราทำงานในปัจจุบันได้อย่างมีสมาธิ ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นนั้น เกิดจากการสร้างเหตุปัจจัยในปัจจุบันนี่เอง
Reference: Run Theeran. (2022). www.runwisdom.com. Inspired by Elizabeth Grace Saunders. (2019). 5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time. Harvard Business Review.
